オンライン中心のプロジェクト管理とコミュニケーションの変化。

コロナ禍を経て、仕事を取り巻く環境は大きく変化しています。
レインボー・ジャパンも例に漏れず、お客様とのコミュニケーション、社内のコミュニケーション、プロジェクトの進行方法が変化しました。
今回は「お客様とのコミュニケーション」、「社内のコミュニケーション」という観点で、変化したことを紹介します。

お客様とのコミュニケーションの場として、オンラインの会議が格段に増えました。

もちろん、プロジェクト初期のキックオフミーティングやお客様側の決済者の方が参加される会議などで、直接訪問することはあります。
ただ、毎週訪問して開催していた定例ミーティング的なものは、ほぼオンラインのweb会議に移行したと言えると思います。

web会議移行当初は、web会議そのものが不慣れであったり、双方においてweb会議の環境準備が不十分だったこともあり、状況に合わせて、訪問とweb会議を使い分けていました。ただ、最近はそれらの問題は解消され、気軽にオンラインの会議が開催できるようになりました。

オンライン会議が主流となったことで、より会議を開催しやすくなりました。

結果として、プロジェクトの進捗管理や、設計やwebページのデザインに関する意見交換がしやすくなったことはメリットと言えます。

レインボー・ジャパンが特にメリットと感じているのは以下のようなポイントです。

• 手軽に開催できるので意見交換の場を作りやすい
• 画面を共有して説明できるので意思疎通ががしやすい
• 資料の印刷が不要となりペーパーレス化できるので情報セキュリティが向上
• 会議の録画ができるので、記録を残すのが容易
• 会社からお客様の企業訪問の時間が短縮できるので時間効率が向上
• 会議室やプロジェクターの準備の手間が減った

オンラインのweb会議は多くのメリットをもたらしましたが、注意すべきこともあると思っています。
例えば以下のようなところです。

• 空気感や熱量が伝わりにくい
• 発言者が限られがち
• 参加者が増えがち

上記の点は課題と認識しており、以下のような工夫を取り入れています。

• 基本的にはカメラはオン
• 会議の参加者は中心メンバーに絞る
• 参加メンバーが増える場合は、参加者の役割を明確にする
• 参加しないプロジェクトメンバーには後で音声や録画データを共有

以上のような点を注意することで、対面会議のクオリティに劣らないパフォーマンスを発揮できています。

まず、オンライン会議の利用ツールについてですが、ZOOM、Google Meets、Microsoft Teamsなどお客様の環境に合わせて選択しています。レインボー・ジャパンでは基本的にZOOMを推奨しており、会議のURLも発行可能です。

プロジェクト管理ツールは、コロナ禍前から、Backlogをメインに活用しており、プロジェクトに関するタスク管理、進捗管理、ファイルの受け渡し、テキストコミュニケーション等をこちらのツールで行うことが多いです。（Redmineなどを利用することもあります。）

ただ、コミュニケーションという点では、前述のweb会議を中心に、緊急性、秘匿性などを考慮し、電話、メールなども柔軟に活用しています。

レインボー・ジャパン社内のコミュニケーションについても簡単に紹介をしておこうと思います。

現在、レインボー・ジャパンでは、在宅勤務が中心のハイブリッドワークを導入しています。 完全リモートワークではなく、必要に応じて出社をする働き方です。
リモートワーク中心の働き方で問題なく社内連携やコミュニケーションが取れているのか、懸念される方もいらっしゃるかもしれません。

レインボー・ジャパンでは、社内のコミュニケーション、プロジェクト進行についてもオンラインをフル活用し、コミュニケーションが希薄にならないように対策しています。
当初それなりに課題があったことは事実ですが、常に改善を継続しており、現在では、完全出社時とほぼ同等かそれ以上のパフォーマンスを発揮出来ていると評価しています。

社内コミュニケーションにおいてはより密接なコミュニケーションが求められます。

• プロジェクトの状況確認
• 提出物のレビュー
• チームメンバーのタスク管理

などなど。

そのような会話や声がけのツールとしてはSlackをメインで使用しています。 Slackではプロジェクト単位のチャンネルがあり、業務に関するやりとりを頻繁に行っています。
Slackには、通話機能「ハドル」も備わっているので、5〜10分程度の簡単な通話にも活用しています。
ただ、Slackはあくまで会話の補足ツールと割り切っており、ZOOMなどweb会議のツールと使い分けています。

一方、記録に残す、確実に伝達するための手段としては、BacklogやGoogleスプレッドシートを利用することが多いです。
こちらもコロナ禍前から活用しているものになりますが、より効率的な利用が出来るようになったと感じています。

これらの会話ツールやプロジェクト管理ツール利用を効率的に活用にするために、以下のようなことをルールとして策定しています。

• 反応が欲しい場合はメンションする
• すぐ返信できない場合はスタンプを押して既読の意思を見せる
• 離席状況や会議中等の状況変化を在席表や業務管理ツールで共有する

細かいルールではありますが、確実性や対応スピードアップのために欠かせないことだと考えています。（このようなルールにより、スタンプを使わない文化の人もスタンプを多用したり、上司部下関係なく絵文字で感情を表現するなど少しずつ新しいコミュニケーション方法が広がりを見せています。）

今回はレインボー・ジャパンのオンラインを中心とした仕事の取り組み方の変化について紹介しました。

お客様とのコミュニケーションについては、web会議やプロジェクト管理ツールを柔軟に活用することで、結果として、よりコミュニケーションの頻度と精度が高まっています。そして、状況によりオンラインの会議と対面の会議を使い分けられていると評価しています。

社内コミュニケーションについては、リモートワークに関するルールやガイドラインなどを設け、社員同士の関係が希薄にならないよう取り組んでおり、バーチャルオフィス導入やSlackチャンネルの立て方の工夫をトライアルするなど、より円滑にオンラインコミュニケーションがとれるように整備を続けています。